¿Qué es una Oficina Virtual?
Una oficina virtual es un servicio que ofrece una dirección tributaria y comercial – sin tener que arrendar un espacio físico, local comercial u oficina. Está pensada para emprendedores y empresas (no importa el tamaño de la empresa) que buscan formalizar su negocio sin tener que incurrir en los altos costos de arrendar y menos comprar una oficina física tradicional.
¿Para qué sirve una oficina virtual?
Las oficinas virtuales sirven – en primer lugar – para establecer un domicilio tributario virtual que sea válido frente al Servicio de Impuestos Internos (SII) y las municipalidades [para la obtención de patente comercial], este domicilio tributario es un requisito básico para la formalización de una empresa en Chile; por ejemplo si arriendas un departamento que por contrato y reglamento de copropiedad no puede ser para fines comerciales y solo es un arriendo habitacional ¡no puedes usar esa dirección si no quieres tener problemas con el SII !; para estos casos el arriendo de oficinas virtuales permite a los emprendedores cumplir con las normativas legales sin tener que arrendar un espacio físico, lo que implica un ahorro en los costos para los emprendedores al momento de iniciar sus negocios.
Servicios que ofrece una oficina virtual
Es importante que sepas que, además de contar con una dirección tributaria, los servicios que incluyen las oficinas virtuales pueden ser variados:
Apoyo en la formalización de empresas:
Te ayudan a gestionar los trámites necesarios para la creación y formalización de tu negocio desde la creación hasta que la empresa quede facturando.
Servicio de Contabilidad:
Muchas oficinas virtuales ofrecen servicios contables para que el emprendedor se pueda concentrar en la operación de su negocio (para que venda su producto o servicio y sea un éxito total), y deje el servicio contable con los especialistas.
Recepción de correspondencia:
También incluyen la recepción y administración de documentos y comunicaciones de entidades regulatorias (por ejemplo; nuestro servicio notifica de inmediato cualquier carta que llegue del SII, municipalidad, tesorería, juzgado o de cualquier entidad fiscal o regulatoria).
Este servicio es ideal para empresas que no requieren un lugar físico para recibir clientes, como los negocios de comercio electrónico o de servicios digitales, o también para servicios profesionales o trabajos en terreno o a domicilio (recuerden este requisito, no debe tener atención a público en su oficina).
¿Qué es una oficina virtual en Chile?
Repasemos algunos conceptos, una oficina virtual te permite formalizar tu empresa 100% en línea (este punto es muy importante ya que no tienes que gastar tu tiempo firmando de forma presencial). El principal atractivo es que puedes cumplir con todas las exigencias del SII y de las municipalidades, sin la necesidad de arrendar una oficina física. Por ejemplo, de forma estratégica nosotros tenemos domicilio tributario en comunas como Huechuraba, La Florida y Maipú, todo aceptado y validado por SII y las municipalidades.
Ventajas de una oficina virtual
Como nuestra especialidad es el arriendo del servicio de oficinas virtuales, es muy fácil contarte los principales beneficios de estos servicios, aquí es donde los emprendedores y pymes prestan mucha atención, y más aún si están comenzando con su negocio:
1. Ahorro en los costos (muy importante cuando comienzas tu negocio):
Como no necesitan un espacio físico (sería una locura arrendar un local u oficina para comenzar tu negocio), reduces gastos operativos importantes como arriendo, servicios básicos y cualquier otro gasto mensual del negocio.
2. Formalización rápida y sencilla:
El proceso para contratar una oficina virtual es rápido y en muchos casos (como nuestro servicio; por ejemplo) completamente en línea, esto es ideal para quienes necesitan facturar lo antes posible (nosotros entendemos muy bien que significa eso…)
3. Flexibilidad geográfica (atención todas las regiones del país):
Puedes tener una dirección (en una comuna estratégica como nosotros) en Huechuraba, Maipú, La Florida o en cualquier comuna que sea más conveniente para ti, aunque tú vivas en otra región de Chile.
4. Cumplimiento legal:
Las oficinas virtuales (pon atención, nosotros sí cumplimos…) deben garantizar que tu empresa esté formalizada y cumpla con todas las normativas; incluyendo los requisitos del SII y la municipalidad (este punto es clave validarlo ya que no todas las oficinas son aceptadas por SII o la municipalidad).
Desventajas de una oficina virtual
Hasta ahora todo se ve muy bonito, pero una oficina virtual también puede tener algunos peros que es importante que sepas [por favor asesórate antes de actuar, consúltanos]:
1. Falta de espacio físico para reuniones:
Si tu negocio requiere recibir clientes de manera presencial de manera permanente y que esto sea un elemento clave en tu negocio; una oficina virtual no será suficiente o no será tan cómodo.
2. Limitaciones para ciertos rubros:
Este servicio no es adecuado para pymes y negocios que necesitan interacción constante con sus clientes, como tiendas físicas o consultorios médicos; o comercios con manipulación de alimento – o talleres donde necesitas tener espacio para fabricar, ojo que depende de tu contador si sabe cómo realizar la gestión correcta para que te aprueben en el SII (obviamente puedes consultar con nuestros especialistas contables)
Proceso de contratación de una oficina virtual
Aquí en este tema, existe mucha variedad de opciones entre las oficinas, por ejemplo en algunas tienes que ir físicamente a firmar un formulario, después a la notaría, después a buscar el documento y muchas vuelas más, y otras oficinas virtuales (adivinaste bien, como nosotros) es bastante sencillo. Generalmente, incluye los siguientes pasos:
1. Selección del plan:
Escoge el plan que mejor se ajuste a tus necesidades, ya sea semestral o anual. Pueden existir otros planes, pero es importante que no te lo cuestione el SII (si tienes dudas, recuerda consúltanos)
2. Generación del contrato:
Debes firmar un contrato, y aquí debo contarte de nuestra metodología, firmaras con tu clave única el contrato con firma electrónica avanzada y luego ante notario, pero la magia es que todo es 100% online, puedes estar en tu casa o trabajando, y firmar desde tu celular o computador, esto es aceptado en el SII y en las municipalidades.
3. Presentación de documentos:
Luego, es necesario presentar los documentos ante el SII para cambiar a tu nueva dirección virtual para empresas. (si no tienes quien te asesore, nos avisas y te ayudamos) y a la municipalidad correspondiente para obtener la patente comercial municipal (obvio que también te ayudamos…)
¿Es una oficina virtual adecuada para mi negocio?
Resumiendo; queda confirmado que las oficinas virtuales son una excelente opción para emprendedores con servicios digitales, profesionales, y negocios de comercialización con despacho a domicilio o trabajo en terreno que no necesitan un lugar físico para operar. También es ideal si recién estás empezando y buscas formalizar tu empresa rápidamente sin grandes costos. Sin embargo si tu negocio requiere atención directa con clientes, quizás tienes que considerar una oficina física (mejor consúltanos).
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